数字化转型，从人工响应到应付自动化

2021-04-12

客户背景

联化科技是一家领先的化学和技术解决方案提供商，致力于服务全球农药、医药、功能化学品以及设备与工程技术等领域。80%以上产品销往西欧、美国、日本等国际市场。公司员工1000多名，科技人员300多名，已独立研制开发精细化学品新品种近百个。

问题现状

联化科技原财务中心，PO业务单据处理发票量大，系统不能准确识别单据中关键字段且对发票采集和识别的整体通过率低下，没有自动校验及相关的冗余机制，造成人工处理的工作量过大。在收集发票后基于人工处理发票的签收、整理、分发工作，工作效率较低，易产生人工差错，不能满足后期业务的快速增长。

另由于联化科技目前缺乏统一的供应商结算系统，在采购信息、收货信息、发票信息及财务共享对账方面，数据互相隔离不统一，使得财务人员在数据匹配方面有巨大的工作量。

项目方案

联化科技选择DocPark 影像平台，以相关平台为基础，实现其应付自动化的处理。DocPark为联化科技建供应商结算系统，用于采购信息，收货信息，发票信息的共享和对账；为联化科技建立统一的发票影像管理平台，为其解决: 影像采集、发票识别、发票验真、数据匹对、影像归档、影像查询、对借财务系统等需求。

供应商结算系统

供应商结算系统主要提供于供应商进行在线订单查询、在线收货查询、在线对账，发票信息录入和关联，付款状态查询、沟通交流等协调功能。

通过系统的应用使得对账和发票处理流程透明化，提升工作效率和信息传递的及时性；

通过供应商平台和ERP的接口对接，实现的供应商相关主数据的分享和管理；

通过预设规则，实现应付发票入账的自动化。

发票影像管理平台

供应商将结算单和发票邮寄至联化财务部，财务签收后，对原文件按照分公司分类，通过扫描仪进行批量扫描，扫描后检查扫描验真结果，对于对不符合要求的发票，整理后退回供应商；

用户使用个人账号登录影像平台，影像平台自动驱动扫描仪，申请人可批量扫描增值税发票及其附件，并将影像批量上传至影像平台。

（蓝图）

项目挑战

存在多种供应商类型，每种供应商类型的匹配规则均不同且存在较大的差异
不同的供应商类型对应不同的发票采集流程。且特定的供应商类型需定义相关的发票模板
基于匹配规则存在较大差异，匹配异常处理流程也存在较大差异。基于不同的异常也存在差异化较大的处理规则

价值收益

建立了完善的供应商结算系统并与账务系统关联，实现下单和收货等关联操作，实现了应付发票入账的自动化。
将原有较为混乱的供应商类型进行了统一的分类整理，并根据不同的供应商类型定义完成了不同的三单匹配规则。从业务上规范了相关的流程
由系统自动触发发票的查验和三单匹配，减轻财务工作量，提升工作效率

Docpark Finance Workspace是一个为企业提供一站式服务的平台。平台基于最新AI技术以及全面财务规则，提供全类型发票识别以及财务数据结构化提取的服务，帮助企业在流程，组织，财务档案方面的管理实现自动化，提高效率。

Docpark从票、档案、合同的维度为企业提供端到端的服务，助力企业管理实现数字化转型。