纸质档案和电子档案的数字化管理

进入21世纪以来，中国面临着经济发展与环境保护的双重挑战。为了应对这一挑战，国家提出了“双碳”目标，即碳达峰与碳中和的目标，旨在通过减少温室气体排放，实现经济发展与生态环境保护的和谐共生。同时，绿色经济作为国家战略的重要组成部分，强调以低能耗、低排放、高效率为特征的经济增长模式，推动经济社会的可持续发展。在这样的背景下，各行各业的政策制定都受到了双碳目标和绿色经济战略的深刻影响，财会领域作为经济活动的核心环节之一，其政策与实践同样需要积极响应国家战略的号召。2015年12月，国家档案局下发的79号令，即《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号），正是在这一战略背景下出台的重要政策文件。79号令的发布，标志着我国会计档案管理迈出了电子化、信息化的重要一步。该令文明确规定，符合一定条件的电子会计资料可以仅以电子形式进行归档保存，形成电子会计档案。这一规定不仅简化了会计档案的归档流程，降低了存储成本，更重要的是，它顺应了绿色经济、节能减排的国家战略要求，减少了纸张的使用和废弃物的产生，有利于环境保护和可持续发展。

2020年3月，财政部与档案局联合发布了6号令，这一举措体现了国家对于会计档案管理电子化、无纸化的高度重视。该令文明确规定电子会计凭证与纸质打印件之间的关联保存要求。电子会计凭证作为现代经济活动中的重要信息载体，具有传输快捷、存储方便、易于查询等特点。与传统纸质会计凭证相比，电子会计凭证能够大大减少纸张的使用，降低存储成本，提高信息处理的效率和准确性。因此，在数字化时代，电子会计凭证的广泛应用已成为不可逆转的趋势。

6号令明确指出，当以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据时，必须同时保存该纸质件的电子会计凭证。这一规定强调了电子会计凭证与纸质打印件之间的紧密关联和相互验证的重要性: 一方面，纸质打印件作为实体存在，便于人员查阅和审核；另一方面，电子会计凭证作为数字信息，具有更高的安全性和可追溯性。通过关联保存，可以确保会计信息的完整性和真实性，防止篡改和丢失。

79号令与6号令的相继颁布，犹如两座灯塔，照亮了会计档案管理向电子化、无纸化转型的航道，彰显了国家在这一领域改革创新的坚定决心与不懈努力。这些文件的出台，不仅是对传统会计档案管理模式的深刻反思与积极革新，更是对数字经济时代会计信息处理需求变化的精准把握与前瞻布局。它们通过明确电子会计资料与电子会计凭证的法律地位、归档要求及保存标准，为会计档案管理的电子化、无纸化进程提供了坚实的政策支撑和制度保障。

博睿泰和电子会计档案系统具有4个绝对优势功能，解决企业面临的难点问题:

博睿泰和电子会计档案系统支持对多来源资料进行归集，支持电子发票、财务凭证、报销单、电子银行回单等有系统支撑的会计资料通过系统接口直接归集，也支持手工台账、纸质银行回单、纸质发票等无系统支撑的会计资料通过OCR扫描或手工上传的方式归集。

接口自动归集：对企业的各个流程如费用报销流程、采购到付款流程、销售到收款流程、投资到资产流程和总账流程等进行端到端的全证据链梳理，对于从财务、报销等前端系统生成的档案，通过系统对接的方式实现定时或实时自动归集。

手工新建资料：对于非前端系统产生的需要归档的资料，支持手工新建资料并上传附件。也可通过连接扫描仪和高拍仪进行纸质资料影像采集，支持多页资料扫描采集影像后，打包成PDF进行上传。

Excel批量导入：针对缺少附件的资料，可以批量进行对应资料的附件导入，并自动关联。对于手工创建的报表或计提台账等纸质资料，还可通过系统生成并打印条码，贴附在纸质资料上，方便后续扫码入盒。

对于已归集的会计资料，系统先将其归集至预归档库，在预归档库对归集的资料进行“四性检测”，确保档案的真实性、完整性、可用性、安全性，助力企业高效合规管理档案。

端到端全证据链梳理示例（以费用报销流程为例）：

档案归集至预归档库：

传统档案整理工作繁琐，企业需花费大量人天进行打印、凭证和原始单据匹配、凭证装订的工作，耗时费力。博睿泰和电子会计档案系统可实现“智能匹配、自动成册”的功能，自动采集电子索引信息，实现关联会计档案自动成册，缩减90%以上人天。

电子会计档案系统通过将不同类型的凭证所需原始单据匹配规则内置于系统中，并自动采集索引信息，实现自动成册，大幅度减少财务人员凭证匹配工作。同时，能够满足财政部79号令要求的“建立电子会计档案与相关联纸质会计档案的检索关系”。系统支持自动成册以及手工成册，实现资料快速匹配。系统根据内置的匹配规则进行自动成册，自动成册后，电子会计档案系统可基于配置的多种校验规则，对资料册的完整性进行自动检查。对于不完整的册，还支持手工添加缺少的资料，系统也支持对于无固定规则的档案资料进行手工成册，如手工费用计提台账和计提凭证等，可通过手工勾选资料进行成册。

虽然国家政策鼓励企业推动会计凭证电子化、无纸化，但现阶段仍有大量纸质单据需要处理，针对当下“纸电混合”的特殊时期，博睿泰和电子会计档案系统提出“扫码入库”解决方案，免去凭证装订工作，大幅提升归档效率，同时还可以通过扫码枪、微信小程序进行纸质档案快速装盒、上架和库位调整，并清晰记录纸质档案存放位置，方便企业调阅纸质档案。

传统做法是财务月结后，将凭证与原始单据进行匹配、装订，并装盒入库，耗费较大的人力物力。未来将采用“扫码入库”的方式进行装盒入库，根据79号文的规定，满足档案存档要求的企业可以不用打印会计凭证，预计可以节省大量的人工整理成本。

首先，在系统中创建档案盒，并打印档案盒盒码，贴附在档案盒背脊上，档案盒创建完成后，可通过扫码枪或者微信小程序扫描报账单二维码，系统将自动查找其关联资料，实现按册装盒，装盒后，打印反向索引表，将其一起装入实物档案盒。

入库时，使用微信小程序，选择扫码入库功能，先扫描具体库位码，再扫描对应档案盒码，实现快速入库。系统支持按照不同筛选条件进行档案入库记录查询。

在实物档案管理过程中，还可以通过微信小程序进行档案盒库位的快速调整。

博睿泰和电子会计档案系统提供多种档案调阅模式，支持在企业内全面推行电子化影像查阅，提高查阅效率与安全性。在电子会计档案系统中可以基于安全性考虑进行不同调阅模板配置并对员工授权，权限内资料可在线直查直阅，对于授权外资料，也可通过在线借阅申请，通过审批后，可实现电子或纸质资料的直接在线查看，并支持查阅链接有效期和自定义添加水印等安全性管理。同时支持在业务系统中直接调阅电子会计档案系统中的相关影像资料，无需单独登陆电子会计档案系统，如：在ERP总账模块，可在查看凭证时，直接点击查看档案。

授权内即查即阅：根据员工安全授权级别，设置不同借阅模版，以实现对于授权内的档案信息在线即查即阅。支持进行多维度查询，如凭证编号、发票编号等。如果选择凭证编号维度查询，可看到所属会计凭证及其关联的报销单和纸质发票影像，以及他们所属的库位信息、档案盒号。也可以根据发票号码维度进行查询，查询发票入账凭证及关联单据信息，可在线查看电子发票原件，也可直接查看纸质发票影像。

授权外借阅申请：对于授权外的档案资料，借阅人发起借阅申请并审批通过后，管理员在系统中选择具体借阅资料，并填写借阅信息等。系统会自动发送外部链接地址到借阅人邮箱中，借阅人打开链接，即可在线查阅资料，系统支持WORD、PPT、PDF、JPG等多种格式文件的直接在线阅读，可禁止借阅人下载到本地。同时在查阅文件时，支持自动添加水印。借阅有效期过期后，链接自动失效。通过以上措施，有效防止信息泄露，管理员可以重新补发邮件至相应借阅人，也可以提前终止电子借阅链接授权。

如果需要实物借阅，可以在系统中提交实物借阅申请，与电子借阅流程一致，管理员操作借出后，线下将资料交给借阅人，同时，系统还会自动发送电子链接至借阅人邮箱，供借阅人查看电子版资料，档案管理员可进入查询界面，进行电子和实物资料借阅信息查询，可催还借阅人尽快交还纸质资料，若借阅人已交还纸质资料，管理员可在系统中操作归还。

业务系统接口调阅：档案系统提供统一共享的影像采集、存储与调阅能力，并支持将该能力集成至前端业务系统，如在ERP总账模块，财务人员在录入凭证时，可以直接在业务系统中打开电子档案系统界面进行附件上传和影像扫描，可在ERP搜索查看凭证时，直接点击查看档案影像资料。

博睿泰和电子会计档案系统帮助企业解决数字化转型过程中面临的亟待解决问题：

针对政策应对来讲：博睿泰和电子会计档案在归档的合规性上满足了国家税务局、档案局以及财政部的要求，规避了不必要的风险；

针对企业财务来讲：博睿泰和电子会计档案帮助企业建立了统一的电子化会计档案管理中心，实现了会计档案全生命周期的管理，节省了人力物力，提高了归档效率；

针对企业成本控制来讲：博睿泰和电子会计档案帮助企业实现档案无纸化，包括凭证免打印、免匹配、免装订，大大节省了各部门档案管理员的工作，同时也节省了大量的企业费用成本。

上海博睿泰和软件技术有限公司基于客户系统、组织、财务数据现状，通过为客户提供端到端的全流程咨询服务，助力客户实现智能采集、智能识别、智能审核和智能归档，帮助企业收集、审核、管理、存储、保护和利用与企业财务组织和业务相关的全流程数据、内容数据和关系链关系等数据。在保证数据合规的基础上，对数据进行分析和利用，推动企业战略落地和流程优化，挖掘和放大数据价值，助力企业财务共享中心的建设和财务数字化转型。

博睿泰和提供如下服务：

-档案制度咨询服务；

-全流程数据治理咨询服务；

-智能财务及共享运营优化咨询服务；

-全业务财务共享咨询服务；

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